Объясните, , разницу написания предлогов on и in в предложениях:

1. his name is not in the records - его имени нет в этих записях.

2. his name is not on the list - его имя не в этом списке.

есть ли правило для данного использования предлогов?
.

In the records( в отчетах,в записях, в протоколах) - просто устойчивая фраза
On the list( в списке, в перечне)
Кто-то(someone) is on the list(то есть кто то записан в данном списке)Мы всегда пишем что-то на бумаге, а не в бумаге.( The item is on the shopping list) On the list используется частно, но я также встречала in the list, так что это точно возможно ( все что содержится(contained)и включено(included)в список IN the the list; ON значит быть на поверхности чего-то